le télétravail 1/3 : outils (logiciels et sites web) pour télétravailler

Outils logiciels pour télétravailler

Trac : logiciel en ligne de gestion de tickets (tâches)

TeamViewer : logiciel de prise en main de PC à distance

Skype pour communiquer par écrit et oralement et échanger des fichiers

Google Apps (Gmail et Google Docs) et Dropbox pour partager des fichiers (Google Drive n’existait pas encore)

Etherpad pour travailler en collaboration sur un texte (ex : emailing) (racheté depuis par Google et fermé)

Diigo pour bookmarker les sites/blogs

Les outils pour télétravailler existent grâce à l’informatique et à Internet.

Voici des logiciels utilisés (tous ne sont pas spécifiques au télétravail car les logiciels non-spécifiques ont un intérêt) :

– un logiciel en ligne de gestion des tickets (tâches) appelé Trac et un logiciel de gestion des projets appelé deskaway.com

A chaque nouvelle tâche à effectuer, on ouvre un « ticket », une fiche consacrée à une tâche avec une description, une personne à laquelle elle était assignée et la semaine de l’année à la fin de laquelle la tâche devait être effectuée entièrement.

TeamViewer : logiciel de prise en main de PC à distance
C’était un les logiciels les plus utiles.
Je peux « laisser la main » à quelqu’un d’autre sur mon PC et regarder ses manipulations.

Skype pour chatter et s’appeler

C’est LE logiciel utilisé quotidiennement.
Skype est à la base un logiciel qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques à travers Internet (voix sur IP VoIP). C’est aussi une messagerie instantanée entre 2 PC connectés à Internet sur lesquels ce logiciel est installé.
Et dans ce cas les communications écrites et orales sont gratuites.

On peut créer des « salons de discussion » pour des équipes où les membres peuvent poser des questions et échanger.
Se signaler sur le salon chaque matin en disant bonjour et chaque soir en disant bonsoir pour signaler la présence.
Skype dispose d’une fonction très utile en télétravail : le partage d’écran.
Le supérieur peut « partager » son écran avec son subordonner. Le subordonné voit ainsi quelles manipulations sont à effectuer sur l’écran de son supérieur et le subordonné peut se souvenir de la procédure montrée.

Google Apps (Gmail et Google Docs)
Services payants de Google pour avoir une messagerie mail utilisable par une entreprise.
L’interface était ainsi celle de Gmail avec une adresse email @entreprise.com
Des « boucles » peuvent être créées : chaque email concernant l’équipe X est ainsi envoyé à tous les membres de l’équipe X qui étaient « dans la boucle ».

Google Docs utilisé pour écrire des procédures et prendre des notes.

Autre outil : Dropbox.

Dropbox pour partager des fichiers
Dropbox est un service de stockage et de partage de fichiers en ligne.
En version gratuite on dispose d’un espace de stockage en ligne de 2 Go.
L’entreprise peut partager un dossier avec tous ses employés. Ou un dossier par équipe.
Documents à stocker :
– procédures standardisées
– fichiers contenant des adresses emails
– documents de travail…

– Etherpad pour travailler en collaboration sur un texte
Accessible à http://piratepad.net, Etherpad est un autre logiciel formidable pour une collaboration en télétravail. C’est un éditeur de bloc-note en ligne sur lequel 2 personnes ou plus peuvent travailler en même temps, les modifications de chacun apparaissant surligné par une couleur spécifique à chaque auteur.

– Diigo pour bookmarker les sites et blogs qui parlent de votre entreprise
Ce logiciel peut servir à stocker une revue de presse collaborative effectuée à chaque fois qu’un site Web parlait de votre entreprise.
Diigo est utile pour attribuer des « étiquettes » (tags en anglais) à chaque article et ainsi conserver une trace et classer ces articles. Pour signaler ou « bookmarker » les articles cela se faisait avec un navigateur Web (Firefox) et une barre d’outil spécifique à Diigo.
Tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent accès à la base de données produite et ils sont avertis par email à chaque fois qu’un article est classé. Ce logiciel est donc utile pour analyser et exploiter les résultats d’une veille informationelle.

WordPress
CMS (Content Management System) qui fait « tourner » des blogs.

Ce présent billet fait partie d’une série de 3 billets sur le télétravail :
le télétravail 1/3 : outils (logiciels et sites web) pour télétravailler
le télétravail 2/3 : enseignements tirés d’une longue expérience en télétravail
le télétravail 3/3 – émission de radio qui faisait un état des lieux en 2008 : évolution inéluctable, poussée par les entreprises, à laquelle les lois s’adaptent

le télétravail 2/3 : enseignements tirés d’une longue expérience en télétravail

– outils pour télétravailler existent (cf. dans ce billet précédent)

– nécessité de se voir régulièrement

– autres conditions :
. le supérieur hiérarchique doit être disponible
. discipline horaire

Avec Internet, les logiciels cités dans ce billet précédent, et le cloud-computing (les données ne sont plus sur des machines individuelles mais sur des serveurs « dans les nuages » accessibles en ligne), il est possible et de plus en plus facile d’exercer en télétravail. Des expériences l’ont démontré.

Avec le temps, j’ai repéré plusieurs conditions pour réussir une expérience en télétravail :

– La personne qui télétravaille doit s’astreindre à une discipline horaire forte.
tous les jours de la semaine de travail, horaires définis par l’entreprise en accord avec ses salariés.

– Il est nécessaire de se voir régulièrement (dans des locaux appartenant à l’entreprise, dans des salles de réunions louées, dans des espaces de co-working…) pour apprendre des tâches et nouvelles procédures et échanger sur les missions.
– Le supérieur hiérarchique doit être disponible sur Skype ou email pour répondre à aux questions même si subordonné essaye de déranger le moins possible son supérieur.
Prendre des notes pour retenir les consignes.

TABLEAU ANALYSANT LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DU TELETRAVAIL

Avantages du télétravail

Inconvénients

télétravail avec

Skype

– communication formelle par le